Privacyverklaring

Op 25 mei 2018 trad een nieuwe Europese verordening in werking: de ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ (AVG). De verordening is ook bekend onder de Engelse term ‘General Data Protection Regulation’ (GDPR). Deze wetgeving regelt hoe persoonsgegevens van volwassenen en jongeren op een correcte manier verwerkt moeten worden. Ook onderwijsinstellingen zijn gebonden aan deze wetgeving inzake informatieveiligheid en privacy en moeten dus aan de AVG voldoen als ze persoonsgegevens verwerken.

Verwerkingen zijn alle bewerkingen die de school met persoonsgegevens doet en dit vanaf het moment dat ze de gegevens verzamelt tot en met het verwijderen of archiveren van deze gegevens. Het omvat dus bijvoorbeeld het bewaren, raadplegen, wijzigen, combineren en delen van de gegevens. Kortom alles wat de school met persoonsgegevens doet binnen de schoolcontext valt onder de wetgeving.

Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door de secundaire school van het Sint-Pietersinstituut (school, we, onze, ons), ressorterend onder het bevoegd gezag van het schoolbestuur, Don Bosco Onderwijscentrum vzw.

Onze school voert verwerkingen uit met persoonsgegevens en neemt beleidsmaatregelen om deze gegevens op een veilige manier en met een groot bewustzijn voor de bescherming van de privacy van alle partijen (ouders, leerlingen, personeelsleden …) te verwerken. Ze kan voor advies en ondersteuning terecht bij de ‘data protection officer’ (DPO) van de onderwijskoepel.

Ons aanspreekpunt informatieveiligheid is te contacteren via privacy@sintpietersgent.be.

Op wie en wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is op u van toepassing wanneer u uw kind aanmeldt en inschrijft in onze school en wanneer uw kind bij ons onderwijs volgt. De verklaring geeft u als ouder informatie over de verwerking van persoonsgegevens van uw kind en van uzelf.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Op onze school gaan we zorgvuldig om met de privacy van onze leerlingen. We maken onderscheid tussen verschillende gegevensverwerkingen die we uitvoeren om inschrijving, onderwijs en begeleiding mogelijk te maken.

1) Aanmelding en inschrijving

We vragen u bij aanmelding en inschrijving om verschillende persoonsgegevens in te vullen zoals aangegeven op inschrijvingsdocumenten en medische fiche.

Persoonsgegevens van uw kind
- Identificatiegegevens: voor- en achternaam, roepnaam, pasfoto, rijksregisternummer, voorrang- en indicatorfactoren
- Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, thuistaal
- Privé contactgegevens: adres en woonplaats, telefoonnummer(s), e-mailadres
- Opleiding en vorming: datum aanmelding/inschrijving, gegevens over voorschoolse educatie, scho(o)l(en) van herkomst, gevolgde studierichtingen, getuigschriften, attesten en diploma’s, deliberatiebeslissingen, delibetatiemotiveringen en deliberatieverslagen
- Evaluatiegegevens: resultaten, vaardigheden en attitudes, rapporten, rapportcommentaren, remediëringen van de vooropleiding
Persoonsgegevens van ouder(s)
- Elementaire identificatiegegevens
- Gezinssamenstelling
- Privé contactgegevens: adres en woonplaats, telefoonnummer(s), e-mailadres(sen)
- Beroep en opleiding
- Financiële bijzonderheden: rekeningnummer/ bankgegevens (IBAN) voor schoolonkosten en betalingen

2) Gegevens nodig voor het geven van onderwijs en begeleiding

We registreren gegevens over de schoolvorderingen van uw kind: resultaten, vaardigheden en attitudes, ontwikkelingen, rapporten, rapportcommentaren, remediëringen, getuigschriften, attesten en diploma’s, deliberatiebeslissingen, delibetatiemotiveringen en deliberatieverslagen.

We houden een verzuimregistratie bij (afwezigheidsbewijzen, voorvallen van spijbelen) en een registratie met betrekking tot discipline (sancties, tucht).
Soms is het nodig om bijzondere persoonsgegevens te verwerken om uw kind beter te kunnen begeleiden en gepast op te treden, waaronder medische of gezondheidsgegevens: zowel lichamelijk als psychisch, en eventuele risicosituaties. U kunt zelf kiezen om bijzonderheden of belangrijke informatie te vermelden (dyslexie, ADHD, allergie …).
We kunnen ook persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn om (digitale) leermiddelen aan te bieden. Het kan daarbij bijvoorbeeld gaan om elektronische identificatiegegevens (inlognaam, wachtwoord, een IP-adres, toestelnaam, cookies, verbindingsmomenten).

3) Publicatie van foto’s

We publiceren geregeld beeld- of geluidsopnames van leerlingen op o.a. onze website, in de schoolkrant, op Facebook en Instagram, in infobrochures, op banners en fotopanelen aan de buitenzijde van de school, op kerstkaarten, uitnodigingen … Met die opnames willen we geïnteresseerden op school en daarbuiten op een leuke wijze informeren over onze activiteiten. De personen die de opnames maken, zullen dat steeds doen met respect voor wie op die beelden staat. We letten erop dat de opnames niet aanstootgevend zijn.

Bij het begin van de schoolloopbaan van uw kind vragen we om toestemming voor het maken en publiceren van deze beeld- of geluidsopnames. Ook al heeft u toestemming gegeven, u kan die nog altijd intrekken. Voor sfeerfoto’s moet geen toestemming gevraagd worden.

Uw toestemming die we via een toestemmingsformulier vragen, blijft in principe voor de hele schoolloopbaan van uw kind gelden. Enkel indien we beeld – of geluidsopnames voor een ander doel gebruiken dan we eerder aan u hebben meegedeeld, vragen we opnieuw uw toestemming. Ook al heeft u toestemming gegeven, u kan altijd uw toestemming nog intrekken. U kan hiervoor contact opnemen met de logistiek directeur.

We wijzen erop dat deze privacyregels ook voor uw kind gelden. Volgens de privacyregelgeving mag een leerling beeld- of geluidsopnames waarop medeleerlingen, personeelsleden van de school of andere personen herkenbaar zijn, niet publiceren of doorsturen tenzij de leerling de uitdrukkelijke toestemming heeft van alle betrokkenen.

Op school mogen enkel personeelsleden of personen die daarvoor een opdracht hebben gekregen (bv. de schoolfotograaf), beeld- of geluidsopnames maken.

4) Gegevens nodig om een veilige leef- en leeromgeving te garanderen

Aangezien een school een publiek toegankelijke, gesloten ruimte is, is er volgens de camerawet in principe geen verbod voor scholen om van camera’s gebruik te maken. De plaatsen die onder camerabewaking staan worden duidelijk aangeduid met een pictogram. Onze school gebruikt geen verborgen camera’s, tenzij met het oog op het vastleggen van feiten of handelingen die schade toebrengen aan personen of voorwerpen binnen de instelling. Enkel bevoegde personen en door het schoolbestuur aangeduide personen hebben toegang tot de beelden. Uw akkoord met het schoolreglement houdt in dat u toestemt met het maken van de beelden en de verwerking van de persoonsgegevens.

Bewakingscamera’s mogen geen beelden opleveren die de intimiteit van een persoon schenden, noch beelden die gericht zijn op het inwinnen van informatie over de filosofische, religieuze, politieke, syndicale gezindheid, etnische of sociale origine, het seksuele leven of de gezondheidstoestand.

Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

We gebruiken de persoonsgegevens van u en uw kind voor verschillende doeleinden:

voor leerlingenrekrutering (inschrijving, toelating en plaatsing op onze school, public relations);
voor de leerlingenadministratie;
om onderwijs en leerlingenbegeleiding te organiseren en aan te bieden;
om (digitale) onderwijsmaterialen en leermiddelen aan te bieden;
voor de leerlingenevaluatie;
voor de schoolloopbaanbegeleiding: om u te informeren over de voortgang van uw kind, adviezen over onderwijs te geven op basis van de vorderingen van uw kind, om de overgang van uw kind van onze school naar een andere onderwijsinstelling mogelijk te maken;
ten behoeve van buitenschoolse activiteiten zoals didactische uitstappen, reizen en ouderactiviteiten;
voor het berekenen, vastleggen en innen van vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten;
om online te kunnen informeren en communiceren;
ten behoeve van interne en externe communicatie van en over de school;
om ouders te vragen bij te dragen aan thema’s of onderwerpen in de klas / school;
ten behoeve van de samenwerking van de scholen binnen de scholengemeenschap;
om uw vragen te kunnen beantwoorden en eventuele klachten af te handelen;
om leerlingen een passende en veilige leef- en leeromgeving te bieden, zowel fysiek als digitaal (incl. camerabewaking en toezicht op telecommunicatie);
om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Wat is de grondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens?

We verwerken alleen persoonsgegevens wanneer daarvoor een wettelijke grondslag aanwezig is.

Wettelijke verplichting. We zijn bij wet verplicht om bepaalde persoonsgegevens van uw kind te verwerken. Zo zijn we verplicht om een leerlingenadministratiesysteem, een leerlingvolgsysteem en een leerlingenevaluatiesysteem te gebruiken om informatie uit te wisselen met overheidsinstanties en om de vorderingen en resultaten bij te houden van onze leerlingen in het kader van kwaliteitszorg en kwaliteitsontwikkeling die door de onderwijsinspectie worden gecontroleerd.
Inschrijving als overeenkomst / gerechtvaardigd belang. We kunnen het belangrijk vinden om persoonsgegevens te verwerken vanwege een eigen, gerechtvaardigd belang. Dat doen we in het kader van de inschrijving als overeenkomst. We laten stagestudenten toe om opleiding en ervaring op te doen in onze schoolpraktijk. We achten dat als een maatschappelijke en onderwijskundige plicht. De stagestudenten gebruiken dan uiteraard ook persoonsgegevens. We maken daartoe afspraken met onze medewerkers, de stagestudenten en hun opleidingsinstellingen.
Toestemming. We kunnen u in bepaalde gevallen vragen om toestemming te geven voorafgaand aan de gegevensverwerking. Zo zullen we u vragen of we uw contactgegevens kunnen opnemen in de klassenlijst en heeft u de mogelijkheid om aan te geven of uw adres en telefoonnummer geheim zijn. Ook vragen we uw toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal van uw kind in de schoolgids, brochure, nieuwsbrief, op onze website of op onze sociale media. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door contact met ons op te nemen.

Met wie kunnen wij persoonsgegevens delen?

We kunnen uw persoonsgegevens in beperkte gevallen delen met derden. Dit doen we alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de doeleinden zoals beschreven in deze Privacyverklaring, meer in het bijzonder het verzorgen van onderwijs en het bewaken van de kwaliteit van het onderwijs.

Externe leveranciers/verwerkers. We maken gebruik van een aantal diensten van derden die het onderwijs en de PR van de school ondersteunen en als verwerkers persoonsgegevens van u en/of uw kind verwerken. We sluiten, overeenkomstig de richtlijnen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), met al deze externe partijen een schriftelijke verwerkersovereenkomst af. Ze mogen de gegevens niet gebruiken voor eigen commerciële doeleinden.
Softwareleveranciers kunnen intekenen op de intentieverklaring “Privacy in onderwijsmiddelen”, waarmee ze zich engageren om te voldoen aan de nieuwe regelgeving. Deze intentieverklaring is opgesteld tussen softwareleveranciers enerzijds en de onderwijsverstrekkers anderzijds en waarborgt dat persoonsgegevens bij de verwerker volgens de AVG verwerkt worden. Onderwijsinstellingen kunnen bij het afsluiten van contracten met softwareleveranciers die intekenden op de intentieverklaring, gebruik maken van het model van verwerkingsovereenkomst dat bij de intentieverklaring geleverd wordt. In de verwerkersovereenkomst worden o.m. afspraken opgenomen over de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, de bewaartermijnen, informatieverschaffing aan de onderwijsinstelling, beëindiging van contract …
- Smartschool (leerlingenadministratie, leerlingvolgsysteem, leerlingenevaluatie, oudercontact)
- Informat (leerlingenadministratie)
- Discimus (leerlingenadministratie)
- Signpost (digitale leermiddelen)
- Exact online, Count-e, Isabel Group (leerlingenfacturatie)
- Xafax (online betaalsysteem voor maaltijden en kopieën)
- Studieshop (aankopen en huren van schoolboeken)
- Photobizz (schoolfotografie)
- Google Workspace for Education
- Microsoft
- Bookwidgets
- YouTube
- Facebook
- Instagram

Overheidsinstanties en samenwerkingsverbanden. We kunnen de persoonsgegevens van uw kind delen met overheidsinstanties en diensten met wie we een samenwerkingsverband hebben, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van een taak van algemeen belang of in verband met een wettelijke verplichting. Deze instanties zijn verplicht zich te houden aan de toepasselijke privacyverplichtingen en adequate beveiligingsmaatregelen te nemen.
- Het Departement Onderwijs via het Discimus-systeem van het Agentschap voor Onderwijsdiensten (leerlingenadministratie).
- De onderwijsinspectie: kan toegang vragen tot bepaalde leerlingengegevens in het kader van haar wettelijk bepaalde taken.
- De onderwijsverificateur: krijgt bij verificatie toegang tot administratieve gegevens, aanwezigheden, afwezigheidsbewijzen, … in het kader van zijn wettelijk bepaalde taken.
- Het CLB: is, indien het leerlingen begeleidt, bevoegd om de nodige gegevens op te vragen.
- Het ondersteuningsnetwerk: is, indien van toepassing voor de begeleiding van leerlingen, bevoegd om de nodige gegevens op te vragen.
- Iedereen die deel uitmaakt van het multidisciplinair team dat leerlingen begeleidt: is bevoegd om alle nodige gegevens op te vragen.
- De scholengemeenschap De Bron omwille van haar bevoegdheid om onderwijssubsidies en -werkingsmiddelen te beheren.
- Een andere school met wie we verplicht zijn persoonsgegevens te delen wanneer uw kind van school verandert. We geven dan samen met het administratief dossier van uw kind een aantal gegevens over zijn schoolloopbaan aan de nieuwe school door. Zo zijn we bv. verplicht om een kopie van een eventueel gemotiveerd verslag aan de nieuwe school te bezorgen. Dit heeft als enige bedoeling uw kind ook in de nieuwe school een aangepaste studiebegeleiding aan te bieden. Het gaat om de essentiële gegevens die de studieresultaten en studievoortgang bevorderen, monitoren, evalueren en attesteren. Zowel u als uw kind kan vragen om die gegevens in te zien. We geven geen informatie door als u dat niet wil, tenzij we daartoe wettelijk verplicht zijn. Als u niet wil dat we bepaalde gegevens doorgeven, moet u ons dat schriftelijk binnen de 10 kalenderdagen na de inschrijving in een andere school laten weten.

Een van de verplichtingen die een onderwijsinstelling moet doen is het maken van een register van verwerkingsactiviteiten. Onze school hanteert hiervoor het model dat de onderwijsverstrekkers maakten (https://www.privacyinonderwijs.be). Dit register brengt een groot deel van de persoonsgegevens die courant in onze school worden verwerkt in kaart. Daaraan voegt onze school haar eigen gegevens en de specifieke eigen gegevensverwerkingen toe.

Daarnaast bevat dit register ook een logboek dat onze school invult bij elke 'inbreuk in verband met persoonsgegevens'.

Zijn uw persoonsgegevens veilig?

De persoonsgegevens worden digitaal bewaard en veilig opgeslagen. We zien erop toe dat niet iedereen zomaar toegang heeft tot de gegevens. De toegang is beperkt tot de personen die betrokken zijn bij de administratie en begeleiding.

We hebben verschillende passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om de persoonsgegevens die we van u en uw kind verwerken te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. We beveiligen onze systemen en applicaties volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging. We hebben ook met leveranciers van onder andere onze leerlingenadministratie- en leerlingvolgsysteem afspraken gemaakt. Ze zijn verplicht zich te houden aan de toepasselijke privacyverplichtingen en om adequate beveiligingsmaatregelen te nemen.

Hoe lang bewaren we persoonsgegevens van u en uw kind?

Onze school verwerkt niet meer persoonsgegevens dan nodig om de welbepaalde, gerechtvaardigde doeleinden genoemd in deze privacyverklaring te bereiken. De persoonsgegevens die we verwerken, moeten juist zijn en gecorrigeerd kunnen worden.

De persoonsgegevens worden verwerkt zolang uw kind bij ons ingeschreven is of zolang ze nodig zijn om uw kind te begeleiden. Daarna worden ze verwijderd, geanonimiseerd of gearchiveerd overeenkomstig de geldende regelgeving.

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. Onze school respecteert daarbij de wettelijke bewaartermijnen. Indien we hierop een uitzondering moeten maken en bepaalde gegevens om welke reden ook langer moeten bewaren, melden we dat en vragen er de expliciete toestemming voor.

Er is toestemming van de leerling of de ouder(s) van de leerling jonger dan 16 jaar nodig om persoonsgegevens, waar de school vanuit wettelijk standpunt geen nood aan heeft, te verwerken voor bepaalde doelen. Zo is er bijvoorbeeld voor het nemen en publiceren van foto’s van leerlingen op de website van de school toestemming nodig.

Rechten inzake privacy

U kan zich steeds op onderstaande rechten beroepen betreffende persoonsgegevens die op u en/of uw kind betrekking hebben.

Recht op informatie: u mag vragen welke gegevens van u verwerkt worden en wie er toegang toe heeft, waarom de school die persoonsgegevens nodig heeft of gebruikt en hoe lang ze bewaard worden.
Recht op inzage: u mag steeds de gegevens die de school van u heeft, inkijken.
Recht op verbetering of rectificatie: indien u fouten in uw gegevens vindt, mag u vragen om ze te corrigeren. U kan ook aanvullingen laten toevoegen aan uw gegevens.
Recht op beperking van de verwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien u bepaalde gegevens wenst over te dragen naar een nieuwe school, dan faciliteert de school deze overdracht in de mate van het mogelijke.
Recht op gegevensverwijdering: u kan vragen dat gegevens, die niet (meer) strikt noodzakelijk zijn voor de school, permanent en volledig verwijderd worden.
Recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming: wanneer de school algoritmes gebruikt om, zonder tussenkomst van mensen, bepaalde gevolgen te trekken uit (een deel van) uw gegevens, dan kan u zich hiertegen verzetten.
Recht om uw toestemming in te trekken: indien we u voor bepaalde verwerkingen de toestemming gevraagd hebben, kan u te allen tijde kiezen om deze toestemming in te trekken.
Recht van bezwaar: indien u niet akkoord gaat met de grondslag van een verwerking of met de manier waarop bepaalde gegevens van u verwerkt worden, kan u zich hiertegen verzetten.

Wanneer u uw rechten uitoefent, kunt u uw verzoek sturen aan het contactadres onderaan deze privacyverklaring. Geef daarbij duidelijk aan welke persoonsgegevens u wil inzien, corrigeren of aanvullen, beperken, laten verwijderen.

Voor meer uitleg over of om u op een van deze rechten te beroepen, gelieve u intern te richten tot privacy@sintpietersgent.be. We helpen u graag bij het vinden van een oplossing. Bij eventuele disputen of twijfel, kan u zich ook wenden tot de toezichthoudende autoriteit inzake privacy en de verwerking van persoonsgegevens: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Aanpassingen

Ontwikkelingen gaan snel en daardoor kan er soms ook iets veranderen in de persoonsgegevens die we van u vragen en de wijze waarop we persoonsgegevens verwerken. Ook kan de regelgeving wijzigingen ondergaan. We passen daarom van tijd tot tijd onze privacyverklaring aan en raden u aan om ze regelmatig te raadplegen.

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 19 oktober 2021.